Adiós a las reunionitis y bienvenidas sean las reuniones productivas

Un dato: 40.000 euros a la basura cada año una pyme de 10 empleados por reuniones ineficientes.

Otro dato: 48% de mi tiempo reunido. En un mes tipo de trabajo de 22 días, la media son 85 horas reunido de 176 horas mensuales. Ya que nos pasamos media vida laboral reunidos creo que hay que tomárselas en serio y hacerlas eficientes y productivas.

El coste de hacerlas ineficientes

Según expone el Wharton Center for Applied Research (CFAR) en su informe Better Business Meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces, aproximadamente el 18% del tiempo total.

Según estos cálculos y si en España el sueldo medio está entorno a los 23.000 euros anuales, así se desprende de la Encuesta Anual de Estructura Salarial correspondiente a 2015 por el Instituto Nacional de Estadística (INE), publicada el pasado 28 de junio de este mismo año, con unos cálculos simples, una pyme con 10 empleados, con un sueldo bruto medio de 23.000 euros anuales y una jornada laboral de 8 horas diarias, durante 22 días al mes, tira a la basura 40.000 euros cada año, algo así como que de cada empleado “van a la basura 2 meses de sueldo”. ¡Contundente para tomar conciencia y ponerle freno! ¿No crees?

Lo anterior contrasta con el estudio elaborado por la consultora Michael Page, (Qué buscan las empresas en 2015), donde la optimización de costes constituye la primera prioridad de los ejecutivos, seguida de la optimización de procesos.

¿Qué pasa si hacemos que la reunión dure más de la cuenta? Pues de acuerdo a un informe de Atlassian…:

  • el 91% de los asistentes se distrae durante la reunión,
  • un increíble 39% se duerme en algún momento y
  • el 73% hace otras cosas durante las reuniones.

Por todo ello, el 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.

 

Según otro estudio de Atlassian, los empleados suelen tener 62 reuniones por mes, la mitad de las cuales son consideradas una pérdida de tiempo. En 22 días de trabajo mensuales, son, en promedio: 2,8 reuniones por día. Si las reuniones están dispersas en tu agenda diaria normalmente es un motivo de frustración ya que tu jornada laboral es “parar y empezar” por lo que no dispones de una franja amplia de tiempo para dedicarle a tu trabajo

El Instituto Francés de Opinión Pública (IFOP), una firma de encuestas con sede en París, calcula que, en una carrera profesional de 40 años, pasamos 16 de ellos, (un 40%) sentados en una mesa de reuniones. Más allá de las estadísticas, está claro que las compañías han acaparado el tiempo de sus empleados citándoles en despachos, salas de reuniones, multiconferencias mientras conducen, etc. etc., y muchas veces sin un motivo claro.

Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma. Peter  Drucker

La reunionitis es la consecuencia de la ineficacia de las reuniones en el equipo de trabajo

Esto se da cuando no se consigue llegar a una solución o a planes de acción una vez que la reunión ha terminado, por lo tanto, la reunión no es productiva.

Las reuniones se pueden convertir en una procrastinación de forma rápida y fácil.

La reunión es una herramienta de un equipo que bien trabajada es fuente de productividad y éxito, pero de forma improductiva ya hemos visto un ejemplo del coste en dinero, tiempo y motivación ¿qué precio real tiene todo esto?

Las reuniones en los lugares de trabajo “son dolorosas, frustrantemente largas y, en muchas ocasiones, inútiles”. Sin embargo, son fundamentales en la gestión de las organizaciones. (Patrick Lencioni)

Propuesta de solución: la metodología.

Para Patrick Lencioni hay diferentes tipos de reuniones según sus objetivos:

  •  Un repaso diario informal.
  • Una reunión semanal de carácter táctico.
  • Una mensual para abordar cuestiones más estratégicas.
  • Una sesión trimestral para evaluar la marcha de la compañía y de sus principales proyectos.

 ¿Cómo podemos conseguir que una reunión sea eficaz?

Tomando decisiones y resolviendo problemas con un grado adecuado de participación, eficacia, productividad, integración, colaboración, creatividad, ANTES, DURANTE y DESPUES de la reunión. ¡Este es el reto!

El antes… la preparación

  • El horario tiene ir por adelantado. Las horas de comienzo y de finalización de la reunión también deben estar prefijadas. De esta manera, todos los asistentes evitarán la tentación de extenderse y se concentrarán para tocar todos los temas a debatir en el tiempo acordado. Además, si los empleados saben la hora a la que acaba, podrán organizar mejor su agenda personal (conciliación).
  • La primera hora es la mejor. La reunión debe entorpecer lo menos posible la dinámica habitual de trabajo. En este sentido, lo mejor es plantearla a primera hora del día. Además, es el momento en que la gente está más fresca y despejada. (Soy partidario de hacerla media hora después de la hora de entrada para que ya “el motor de cada asistente esté encendido y activo”) o dicho de otra forma “está presente en cuerpo y no ausente en mente”. También puede ser primera hora de la tarde. La clave “es no partir el ritmo de trabajo de nadie”, aunque aquí cada empresa es un mundo.
  • Convocatoria con días de antelación (con el máximo tiempo posible) y a las personas que sea necesario.
  • Máximo respeto a la hora de comienzo y de finalización. Así cada miembro podrá organizar su agenda mejor y la eficiencia dará fruto, Más aún cuando haya desplazamientos a las oficinas centrales de otras provincias (con 100, 200 o 300 kms).
  • Agenda de los puntos que se van a tratar / orden del día, y objetivos de la reunión, si surgen puntos nuevos se tratan al final de la misma.
  • Debiera empezarse por los puntos urgentes o más relevantes.
  • Preparación de la reunión por parte de sus miembros.
  • Preparación del material y recursos necesarios para la reunión. Recomendable como si fuese un acta de la reunión (y material de la misma) adelantar el contenido de la misma a los miembros en la propia convocatoria (bien sea en formato PDF, PowerPoint, doc, etc.).

El durante… la realización

  • Seguir la agenda y los tiempos marcados en la misma.
  • Diálogo o discusión, para la toma de decisiones y los acuerdos. Es importante aquí que quien lidera la reunión la haga ágil y orientada al resultado que con tal propósito la ha convocado.
  • Ser conciso: Es decir ser breve y preciso.
  • La duración de las reuniones dependerá de la importancia de las cuestiones que se traten. La clave reside en tomar decisiones, de forma que todos conozcan qué se debe hacer y por qué. Esto permite ahorrar tiempo posteriormente en llamadas, correos electrónicos y conversaciones sobre cuestiones que ya han quedado definidas.
  • Todos centrados en la reunión y sin realizar otras actividades
  • Crear un buen clima de confianza durante la reunión, respetar el turno de palabra, escuchar activamente. Sobre todo si estás en video conferencia (tipo Skype, etc.) o multi conferencia (tipo Cisco Webex, etc.).
  • El cierre de la reunión debe ser “el acta de reunión” con los próximos pasos, quien es responsable de tal tarea, los tiempos que se han marcado, etc. y “colgarla” en un repositorio común a los miembros (bien en OneDrive, OneNote, Office365, o en última instancia remitirla por email al equipo).
  • Pedir Feedback de la reunión, concretando áreas de mejora para las próximas, (no hay comentarios más aplastantes que los del tipo “otras 3 horas perdidas” ”otros 200 kms para nada”, “otra reunión con más de lo mismo”, “otro monólogo a la colección”, etc. etc.)

El después… el seguimiento

  • Seguimiento de los acuerdos, acciones y tareas realizados durante la reunión.
  • Se trata de que los responsables del equipo asuman el seguimiento y control de lo que se ha decidido realizar, así como que estén en coordinación con el resto de miembros del equipo en los que se han delegado tareas-acciones y de esta forma sean co-responsables de las mismas.

Pensemos también en tres principios que se podrían tomar a broma pero que son reales como la vida misma y que se deberían aplicar a rajatabla:

  1. El principio de la banalidad o ley de la trivialidad o el ejemplo del estacionamiento de bicicletas (Ley de Parkinson): En la gran mayoría de las reuniones el tiempo dedicado a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia.
  2. El principio de la efectividad de Lane Kirkland. Fue presidente de la Federación Estadounidense del Trabajo y Congreso de Organizaciones Industriales. La efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de asistentes”. No siempre es bueno llenar la sala.
  3. El principio de eficacia: “Cosa que se dice cosa que no se repite”. ¿Cuántas veces se repiten propuestas, acciones, sugerencias por distintos miembros? Un hámster en una rueda, ¡interminable!

Celebrar reuniones efectivas y productivas es un reto para demasiadas organizaciones y empresas de nuestro país, de modo que optimizarlas siempre será nuestro reto.

Algunas personas se refieren a las reuniones como un sitio en el que se saca provecho de unos minutos y se malgastan horas Ken Blanchard.

La recomendación desde mi punto de vista es que ¡más calidad y menos cantidad!, se debe realizar la menor cantidad de reuniones, lo que hemos escuchado en más de una ocasión de que menos es más habría que tenerlo en cuenta para evitar las reunionitis.

Las reuniones no pueden ser un cóctel de desmotivación (se llega tarde, el que las convoca no las lidera, no se respetan los turnos, las distracciones con el móvil y con las llamadas que te entran, falta de empatía, desconfianza) sino un espejo de la cultura corporativa

 No necesitamos más tiempo reunidos sino concentración de calidad y líderes que lleven la agilidad a lo más común que se hace en una empresa: reunirse. Xavier Marcet

Gracias por acompañarme hasta aquí

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